Kassensysteme

Wie muss eine finanzamtskonforme Kasse aussehen?

Wie muss eine finanzkonforme Kasse aussehen? (Symbolfoto) (Foto: Famingo Images/stock.adobe.com)

Herr Härtl, was muss eine Kasse heutzutage leisten bzw. welche Funktionen muss sie unbedingt haben, damit es bei einer Prüfung durch das Finanzamt nicht zu Problemen kommt?

Seit 1.1.2017 gelten verpflichtend folgende vier Grundsätze zur Erfassung von Bargeldbewegungen durch Unternehmer:

  • digitale Aufzeichnung jeder einzelnen Kassenbewegung (mit Zeitstempel, Benutzer u.v.m.)
  • die digitale, revisionssichere Aufbewahrung über eine Archivierungsfunktion 
  • die Daten müssen ein unveränderbares Format haben (Excel ist nicht mehr erlaubt) 
  • die Prüfbarkeit muss jederzeit, d.h. auch während des Alltagsbetriebs, gewährleistet sein 

Zu jeder Zeit muss der Echtbestand mit dem von der Kasse errechneten Bestand übereinstimmen. 

Seit 1.1.2018 hat die Finanzverwaltung die sogenannte Kassennachschau eingeführt, bei der genau diese vier Punkte unangekündigt durch Finanzbeamte überprüft werden können, also eine ad hoc Betriebsprüfung gezielt auf die Kassenführung. Kleinere Abweichungen werden dabei sicher nicht bemängelt werden. Jede Abweichung, die jedoch auffällig ist, wird zu weiteren Recherchen, unangenehmen Fragen führen und unter Umständen finanzielle Folgen haben. 

Das Risiko bei Nichteinhaltung ist hoch – es drohen Hinzuschätzungen beim Umsatz und dem folgend auch Gewinnerhöhungen. Im schlimmsten Fall ist der Schritt zur Steuerhinterziehung nicht weit. Hier drohen dann sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Die sogenannten Z-Bons zur Wiedergabe der Tagessumme sind in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Was müssen diese enthalten?

Die Z-Bons haben ihre zentrale Bedeutung an den Einzelbon übertragen. Wichtig ist nun besonders die Nachvollziehbarkeit der Inhalte des Z-Bons. Die eigentliche Funktion des Z-Bons früher war auch das Zurücksetzen der Kasse. Das geht heute nicht mehr! 

Ganz frisch am 19.6.2018 hat das Bundesministerium für Finanzen mit sofortiger Wirkung einen Anwendungserlass zum Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (§ 146 AO) in Kraft gesetzt. Neu geregelt wurde die Einzelaufzeichnungspflicht und auch die Verwendung der offenen Ladenkasse wurde konkretisiert und mit Regeln versehen. 

Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (Einzelbons) gilt auch für Einnahmeüberschussrechner (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG). 

Es gibt lediglich zwei Ausnahmefälle von dieser Einzelaufzeichnungspflicht:

  • Unternehmen oder Unternehmer für die es im Alltag technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen . 
  • Unternehmen oder Unternehmer, die Waren (auch Dienstleistungen) an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkaufen und die eine offene Ladenkasse verwenden, um die Tageseinnahmen retrograd zu ermitteln. 

Nach dem Wortlaut des Gesetzes gibt es wohl keine Verpflichtung, eine digitale Kasse zu verwenden. Doch lassen sich die Vorgaben überhaupt ohne eine solche erfüllen?

Die Verpflichtung, eine digitale Kasse zu führen, mag nicht wortwörtlich zusammenhängend im Gesetz stehen, doch ist es in der Tat so, dass das Zusammenspiel der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (und digitaler Aufzeichnungen) zusammen mit den AO Vorschriften und Erlassen ohne Zweifel diese Verpflichtung für nahezu alle Betriebe nach sich zieht. Wer es nachlesen möchte – es gelten die §§ 145 und 146 AO sowie §§ 238 und 239 Handelsgesetzbuch (HGB), die GoBD und erläuternd die zugehörigen §§ im AEAO. 

Dabei geht es darum, die Nachvollziehbarkeit, die Nachprüfbarkeit, die Wahrheit, die Klarheit und die fortlaufende Aufzeichnung, die Kassensturzfähigkeit, die Unveränderbarkeit und die Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten. Besteht ein Problem mit einer dieser Anforderungen, hat dies Auswirkung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Unternehmer bzw. das Unternehmen ist unter Umständen von Hinzuschätzungen betroffen. 

Die sinnvollen Fälle der Verwendung einer offenen Ladenkasse sind auf ganz wenige Betriebe beschränkt. Der klare Rat an jeden Unternehmer ist, eine geeignete, ordnungsgemäße Kasse anzuschaffen und ausschließlich diese zu verwenden. 

Jedes rechnende oder druckende Hilfsmittel am Tresen, also Taschenrechner oder Waage, ist eine elektronische Kasse. Damit ist derjenige, der eine offene Ladenkasse führt, aus meiner Sicht zum exzessiven Kopfrechnen verpflichtet. Es macht einfach nur Sinn in ganz wenigen Handels- oder Dienstleistungsbetrieben. Zwei unternehmerische Beispiele, bei denen eine offene Ladenkasse sinnvoll sein kann, sind z.B. der Obststand am Straßenrand und eine Escort-Dienstleistung. 

Wie sieht es mit den Aufbewahrungsfristen aus?

Es gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Nun da es digitale Daten sind, die aufbewahrt werden, brauchen diese wenig oder keinen Platz – nur eine Bedienungsmöglichkeit. Dazu gehören zwei Dinge: ein Mensch und eine Maschine. 

Beides ist leider sehr fehleranfällig, wobei ich mit bei der Maschine nicht ganz sicher bin. Im Ernst – bei der Maschine kann ein Steuerberater heutzutage garantieren, dass durch die Speicherung der Daten im neu geschaffenen DATEV Kassenarchiv für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform und revisionssicher eine Lesbarkeit für die Finanzverwaltung gegeben ist. 

Mit dem Gesetz wurde unter anderem auch die Möglichkeit einer Kassennachschau eingeführt, die seit Januar dieses Jahres erfolgen kann. Gibt es schon Erfahrungen hierzu?

Seit 1.1.2018 können Amtsträger unangekündigt, jedoch „nur“ während der Geschäftszeiten Kassennachschauen bei allen Steuerpflichtigen, die Gewinneinkünfte erzielen, durchführen. Betroffen ist also jeder, der Einkünfte aus Gewerbebetrieb, selbständiger Arbeit, Land- und Forstwirtschaft erzielt. Nicht betroffen sind in der Regel u.a. Arbeitnehmer, Vermieter und Rentner.

Die Kassennachschau (§ 146b AO) ist ein eigenständiges Kontrollinstrument für elektronische Kassensysteme, aber auch für offene Ladenkassen, um Veränderungen und Manipulationen an elektronischen Kassen und ähnlichen Aufzeichnungssystemen aufzudecken. In der Wirklichkeit kommen die Amtsträger meist kurz vor Öffnung oder Schließung, um eine geringe Eingriffsintensität zu wahren. Meist werden nur wenige Tage geprüft; sachverhaltsbedingt kam es aber schon vor, dass dieser Zeitraum auf ein halbes Jahr rückwirkend ausgedehnt wurde. 

Achtung: Es dürfen Testkäufe vorgenommen werden, ohne dass eine vorherige Ausweispflicht besteht. Die Prüfer achten dabei sehr genau darauf, ob boniert wird, was boniert wird und wie boniert wird. Die mit der Kassennachschau betrauten Beamten sind sehr gut geschult und haben eine sehr hohe Fachkompetenz in allen Richtungen dieses Bereichs. 

Eine Ausweispflicht (Dienstausweis) des Amtsträgers ist erst erforderlich, wenn Räume betreten werden sollen, die nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind. Grundsätzlicher Rat: Rufen Sie sofort Ihren Steuerberater an, wenn der Amtsträger erscheint und seinen Dienstausweis vorgezeigt hat. Der Prüfer muss aber nicht auf den Steuerberater warten. 

Betreten darf der Amtsträger die Geschäftsgrundstücke und -räume sowie Fahrzeuge des Betriebes. Eine Durchsuchung der Räume ist nicht erlaubt. Ebenso untersagt ist das Betreten der Wohnräume des Unternehmers. 

Die Kassennachschau ist keine Betriebsprüfung; diese kann aber als Folge angeordnet werden. Ziel der Kassennachschau ist es, auch der Wirtschaft die Wichtigkeit des ordnungsgemäßen Einsatzes elektronischer Kassensysteme aus gesetzgeberischer Sicht aufzuzeigen. 

Geprüft wird in der Regel, ob die Kassen Einzeldaten aufzeichnen, diese auch aufbewahren/speichern und ob die digitale Exportierbarkeit gewährleistet ist. Die Prüfer ermitteln außerdem, ob der vorgefundene Bargeldbestand mit dem digitalen Kassensystem übereinstimmt (ad hoc „Kassensturz“), ob die Bedienungsanleitung Manipulationen zulässt. Die Beamtem dürfen zudem exportierte Kassendaten mitnehmen. Der Unternehmer als „Nachschau-Opfer“ muss beim Kassensturz dem Prüfer das Geld „vorzählen“, da der Prüfer das Geld nicht berühren darf. 

Haben Sie noch einen Tipp für die Kassennachschau?

Der Unternehmer kann sich auf eine Kassennachschau vorbereiten und dafür sorgen, dass folgende Maßnahmen zuverlässig eingehalten werden: 

  • Tägliche Festschreibung der elektronischen Kasse
  • Beachten Sie, dass Neben- und Unterkassensysteme nicht übersehen werden
  • Täglicher eigener Kassensturz und Erstellung täglicher Zählprotokolle mit namentlicher Abzeichnung
  • Bereithaltung der Bedienungsanleitung 
  • Bereithaltung einer erstellten inpiduellen Ergänzung durch innerbetriebliche Regelungen 
  • Nachweis des Vorhandenseins eines innerbetrieblichen Kontrollsystems (dokumentierte Arbeitsabläufe und Kontrollmaßnahmen; dazu gehören z.B. personalisierte Benutzer der Kasse sowie Nachweise oder Protokolle zu Schulungen und Einweisungen) 
  • Lassen Sie sich vom Hersteller oder Verkäufer schriftlich bestätigen, dass die angeschaffte Kasse den geltenden GoBD genügt (Herstellerzertifikat) 
  • Lassen Sie Ihren Steuerberater oder eine andere fachkundige Person eine Kassennachschau simulieren 

Weitere Details und Informationen finden Sie hier.